„Wir haben einen vollständig digitalen Prozess ohne Papier in der Werkstatt. Unsere Monteure, Serviceberater und Serviceassistenten haben alle ein Tablet, auf dem sie die Aufträge bearbeiten.“ (Zitat: Emily Böhm, Digital Expert bei Neils & Kraft)

Wieso hat sich das Autohaus Neils & Kraft für die Digitalisierung des Serviceprozesses entschieden?

Vor der Entscheidung zur Digitalisierung bestand beim Autohaus Neils & Kraft einige Herausforderungen und Wünsche für zukünftige Prozessabläufe. Zum einen war die Schnittstelle zu AlphaPlus für die Neils & Kraft GmbH sehr wichtig und zum Anderen bestand die Herausforderung in der Transparenz der Aufträge und damit einhergehend die Entlastung der Angestellten.

Vor der Digitalisierung war man ständig auf der Suche nach den Aufträgen. Das lag bspw. daran, dass Aufträge von der Werkstattkiste segelten, ein Monteur den Auftrag verlegt hatte oder in der darauffolgenden Woche krank war. Es war für die Neils & Kraft GmbH schwierig nachzuvollziehen, wo sich der Auftrag zum jeweiligen Zeitpunkt befand.

Zum zweiten war der administrative Aufwand hoch. Der Prozess wurde immer größer und breiter, sodass man eher an Effizienz verlor, statt an Effizienz zu gewinnen. Aufgrund der genannten Herausforderungen wollte die Neils & Kraft  GmbH eine Entlastung der Monteure und des Servicepersonals schaffen.

Unmittelbar nach der Implementierung hatte man das geschafft. Der größte Vorteil war, dass für alle Prozess-Beteiligten mehr Transparenz geschaffen wurde. Endlich konnte man zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wo derAuftrag sich gerade befindet und es konnte folglich kein Auftrag mehr verloren gehen. Die Monteure und das Servicepersonal wurden spürbar entlastet. Ein weiterer Vorteil für das Personal war die Möglichkeit des Home-Office. Zudem wurde durch die Digitalisierung dem Fachkräftemangel entgegengewirkt. Die Neils & Kraft GmbH war nun in der Lage den Bewerberradius massiv zu erhöhen, was die Chance den oder die passenden Bewerber: in zu finden massiv erhöht.

Rollout

Der Rollout begann mit einem klassischen Training, in welchem der Umgang mit den neuen technischen Geräten, sowie die neuen Prozessschritte von den Trainern der aubex GmbH erklärt wurden. Das richtige Change-Management war ein wichtiges Thema. Es war hierbei schön zu sehen, dass die Mitarbeiter bereits anfingen digital zu arbeiten, obwohl die Schulungen noch nicht beendet waren. Die meisten Mitarbeiter waren von Anfang an sehr engagiert dabei.

Ausblick
Die Zusammenarbeit mit dem Team der aubex GmbH hat so gut funktioniert, dass sich die Neils & Kraft GmbH anschließend auch für die automatisierte Auftragsvorbereitung mittels RPA entschieden hat.